首先，需要注意相关前期准备工作。大型会议举办前，先要确定会议的举办时间、地点、参会的人员安排等等。需要提前准备好请柬，提前进行邀请。这是因为大型会议活动的重要性较高，一般都是邀请比较重要的人员参加，需要提前邀请，一般要提前一个月以上就邀请。
其次，准备好会议会场的布置工作和其他所需物品的准备工作。大型会议活动的布置要注意很多细节的因素。布置要简单，又要上档次。准备出息会议的人员名单，安排专人负责签到都是必要的。
另外，大型会议活动一定要维持好现场的秩序，并且能够做好相关的服务工作。在会议之前还需要准备好相关会议的内容、文件，有的需要准备好PPT进行讲解。一项议程一页PPT，字体大一点，可适当配相关图片，配合主持人介绍时播放议程PPT，注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异，字体颜色和背景色间的对比可能需要调整。
后，议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带的物资。 活动结束后应该主动及时将新闻稿、照片和活动总结发送给相关负责人,并在BBS研会版上发贴总结并虚心听取大家意见。